Sunsama – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin

Huom! Olen kirjoittanut aiheesta vieläkin uudemman tekstin: Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan.

Artikkelin työotsikko oli ”Loppui se multipaskaus! – Näin säilytät focuksen ja lisäät tehokkuutta 1000% – Todo-vinkit vuodelle 2022”, mutta se oli niin pitkä, että päädyin käyttämään samaa kuin viimeksi, vaikka niin vihaankin etuliitteitä ”aidoisti” ja ”oikeasti”.

Unohda kaikki mitä olen aikaisemmin kirjoittanut tehtävälistoista. #InboxZero-ajattelun kannattajana olen tehnyt montaa asiaa väärin.

Kirjoitin joitakin kuukausia sitten artikkelin otsikolla ”Paras työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin”. Tätä sitten hehkutin Twitterissäkin. Ei mennyt kuin kuukausi niin vaihdoin jo seuraavaan. Olen produktiivisuusnörtti ja etsin aina sitä parempaa appia. En mahda itselleni mitään.

Muistin virkistämiseksi, olen kirjoittanut tuottavuudesta ja tehtävälistoista mm. seuraavissa kirjoituksissa (osa edelleen päteviä):

• Paras työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (tammikuu 2022)
• The importance of tracking time in your personal productive workflow (2021)
• Tehokkuutta työskentelyyn Todoistin avulla (2017)
• Tehtävälista, joka saa oikeasti tekemään asioita (2014)

Nämä kirjoitukset antavat suuntaa, mutta ovat monelta osin kuva ajalta, jolloin vielä etsin ”sitä oikeaa” tapaa tehdä asioita. Luulin olevani oikeassa. Luulin tietäväni. Mutta kuinka väärässä olinkaan. Kun aiemmin ahdistuin tehtävämäärästä, se johtui siitä että minulla ei ollut toimivaa systeemiä. Todoistini oli hujan hajan täynnä käyttämättömiä tunnisteita ja tehtäviä, joita en oikeasti aikonut tehdä.

Rollen produktiivisuusmalli vuodesta 2010 vuoteen 2022

Nyrkkisääntöni ovat olleet seuraavat:

1. Kirjaa ylös kaikki asiat, joita et tee heti. Siis ihan kaikki. Pidempiin muistiinpanoihin ”vara-aivoina” toimii Simplenote, varsinaisiin tehtäviin Todoist. Tehtävät voivat olla niinkin vähäpätöisiä kuin ”mieti enemmän asiaa X tiistaina” tai ”varmista työkaverilta miten asia Y tehdään”. Mikään tehtävä ei ole liian pieni, kaikki kannattaa listata. Ne on helppo sitten ruksia pois kun asia tai ajatus on hoidettu.
2. Mieti mitä teet tänään ja tällä viikolla.
3. Aikatauluta kaikki mitä voit tälle päivälle, jotta tehtävät pysyvät silmien edessä ja lykkää vähemmän tärkeät huomiselle tai ensi viikolle. Näin ne tulevat ennemmin tai myöhemmin vastaan, eivätkä jää killumaan.

Siinäpä se. Asioiden listaaminen ja aikatauluttaminen on tietenkin hyvä juttu. Tämä malli kuitenkin herättää muutaman oleellisen kysymyksen, jotka jäävät pahimmillaan mysteeriksi pitkäksi aikaa:

• Kuinka hallita tehtävien leviämistä?
• Miten pitkään kunkin tehtävän tekemisessä kestää?
• Mitä jos tehtävä on liian iso möhkäle ja se ei valmistu ikinä?
• Mitä jos ei ehdikään kaikkea ja mistä sen tietää?

Aika pitkään ladoin samalle päivälle liikaa tehtäviä (koska en hahmottanut niiden kestoa ja sen vuoksi päivän kulkua) ja koetin vain taklailla niitä niin paljon kuin pystyn. Lopputuloksena ylipitkät työpäivät ja ihmettelyt päivän päätteeksi, että mihin se aika valui ja miksi tuntuu, ettei silti saanut mitään aikaan… ”Hallittuun kaaokseen” on helppo ajautua vuosikausiksi, kun on liikaa tekemistä ja muka-näennäinen tapa organisoida tehtäviä.

Todoistin aikataulutusominaisuudet ja erityisesti parin kuukauden Tweek-kokeilu sai hahmottamaan viikkoa hieman paremmin, kun tehtävät näki selkeästi suoraan kalenterinäkymässä. Tehtävien sullominen tietyille päiville viikkonäkymään ei kuitenkaan poistanut ongelmaa, jossa tehtävämäärä paisui päivätasolla liialliseksi ja viikko turposi sitä mukaa kun tehtäviä latoi päiviin lisää.

Yhtiökumppanini Timin vinkistä löysin vielä paremman kalenteripohjaisen tehtävälistan tekemisen tueksi. Nopeisiin tehtäviin palautin takaisin käyttöön jo tutuksi tulleen Todoistin, mutta tällä kertaa aloitin nollasta. Mikä parasta, uudessa työkalussa on täysi Todoist-tuki.

Siis, kaksi todo-appia? Sekavaa? Mitäh?

Lue eteenpäin, I dare you!

Tätä on pakko pohjustaa lisää.

Rollen produktiivisuusmalli vuodesta 2022 eteenpäin

Nyrkkisäännöt:

1. (Tämä vaihe on täsmälleen sama kuin aina ennenkin, eli nyt tulee vähän toistoa) Kirjaa ylös kaikki asiat, joita et tee heti. Siis ihan kaikki. Pidempiin muistiinpanoihin ”vara-aivoina” toimii Simplenote, varsinaisiin tehtäviin Todoist. Tehtävät voivat olla niinkin vähäpätöisiä kuin ”mieti enemmän asiaa X tiistaina” tai ”varmista työkaverilta miten asia Y tehdään”. Mikään tehtävä ei ole liian pieni, kaikki kannattaa listata. Ne on helppo sitten ruksia pois kun asia tai ajatus on hoidettu.
   
   Mikä kehittyi: Todoist toimii ”backlogina”, eli listaan Todoistiin vain tietynlaiset tehtävät. Kerron kohta millaiset.
   
2. Arvioi jokaiselle tehtävälle kesto.
3. Lisää jokainen tehtävä kalenteriin (Sunsama) päivälle, jolloin tehtävää tehdään.
4. Joka aamu: Käy päivän tehtävät läpi. Tee tuunauksia tarvittaessa.
5. Joka maanantai: Käy koko viikon tehtävät läpi ja listaa ne kalenteriin kestoineen.
6. Jokaisen päivän päätteeksi: Reflektoi päivää, teitkö sitä mitä pitikin? Jos kyllä, hyvä, jos ei, mieti missä voisi kehittyä. Kirjaa ylös.

On uskomatonta, että ratkaisu on ollut koko ajan silmien edessä. Luin kolme kirjaa aiheesta ja vahvistuin siitä, että olen tehnyt asioioita melkein oikein. Toimintamallini on siis nykyään seuraavien välimuoto erilaisista opeista, jotka löydä näistä kirjoista:

• Grip. Miten hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi
• Tehokkuuden taika
• Antisäätäjä

Oikeasti tämä uusi tapa tehdä asioita ei edes ole minulle niin uusi, olen aina pyrkinyt organisoimaan tekemiseni mahdollisimman tarkkaan. Kuitenkin vasta tänä vuonna metodini ovat hioutuneet toimivimmaksi mahdolliseksi näiden uusien oivallusten myötä.

Aikapohjainen tehtävälista

Olen kyllä tiennyt aikapohjaisesta tehtävälistasta (engl. Time Blocking), mutta en ole koskaan syttynyt ajatuksesta listata tehtäviä esimerkiksi Google-kalenteriin. Se johtuu siitä, että kalenterimerkintä ei ole tehtävä. Sitä ei voi ruksata tehdyksi. Se vain killuu kalenterissa. Kalenteri on tarkoitettu tapahtumille, tapaamisille ja sen sellaisille, ei tehtäville. Olen aina hämmästellyt kun porukka listaa koko päivän tapahtumia tyyliin ”Kastele kukat”. Toistan: Kalenteri ei ole tehtävälista.

Ymmärrän silti aikablokkauksen edut. Kun näet mitä pitää juuri nyt olla tekemässä, tulee positiivinen mentaalinen paine suorittaa meneillään oleva asia aikaraameissa loppuun. Tiedät tasan tarkkaan missä mennään, sen kun vain katsot kalenteriasi. Mutta kalenteri yksinään ei riitä tähän, tarvitaan kättä pidempää, työkalu, jolla saa kalenterimerkinnät tehtäviksi ja toisin päin.

Vuosien varrella olen oppinut, että tehtävät on aikataulutettava, jotta ne tulee tehdyksi. Mutta miten sen teet, kun päivässä on useampi tehtävä, joiden kestoa et tiedä? Tähän on yksi vastaus: Sunsama. Sunsaman myötä minäkin innostuin aikapohjaisesta tehtävälistasta täysillä. Ei ole enää paluuta vanhaan.

Aikapohjaisen tehtävlistan edut:

1. Sitoudut oikeasti tekemään tehtäviä tiettyinä aikoina
2. Keskityt tekemään yhtä asiaa kerrallaan
3. Asiat tulee varmemmin aloitettua ajallaan ja tehtyä loppuun
4. Opit priorisoimaan asiat tärkeysjärjestykseen, koska siinä hetkessä ei-tärkeälle tekemiselle ei vain jää aikaa
5. Tehtävälistalle ei pääse kiilaamaan muka-tärkeät tehtävät ulkopuolelta, koska aika on varattu jo muihin tehtäviin. Aikaa voi toki aina järjestellä uudelleen, mutta on pakotettuna priorisointiin, koska kaikkea ei voi tehdä samaan aikaan
6. Tekemättömyydenkin voi aikatauluttaa

Ymmärrän, että minun tapani eivät toimi kaikille. Oikeastaan olen saanut kuulla, että tämä on sulaa hulluutta, sillä eihän kukaan aikatauluta noin ja kuka muka aina jaksaa suorittaa? Mallini on kuitenkin kaukana suorittamisesta. Tämä luo vapautta.

Hyväksy, että aina on tekemistä

Ehkä suurin oivallus hiljattain oli sen hyväksyminen, että aina on tekemistä. #InboxZero-ajattelu on vienyt minua vuosien varrella siihen suuntaan, että mielenrauhan voi saavuttaa ainoastaan silloin kun tehtävälista on tyhjä. On hiljalleen alkanut ahdistaa se, että esimerkiksi työpäivän jälkeen olisi vielä vapaa-ajalla ”tehtävää”. Tehtävistä on tullut tavallaan raskas suorite, eikä se kiva juttu mitä tekee niin töissä kuin vapaallakin.

Kun hyväksyn sen, että en voi ikinä päästä täydelliseen suorittamiseen ja jatkuvaan tyhjään tehtävälistaan, sallin itselleni sen, että tehtävälistalla saa olla asioita, kunhan tiedän mitä teen seuraavaksi. Siinä kohtaa kun kalenterissa on vain ne asiat, joita täytyy tehdä ja joita myös haluan tehdä, on helpompaa suhtautua tehtävälistaan vaan ”kasana asioita”, jotka jossain vaiheessa tulee organisoitavaksi tai jopa suoraan tehdyksi.

Tärkeintä on nähdä edistyminen. Tehtävälistat, joissa tehtävät vain katoavat jonnekin, eivät motivoi, koska ne luovat illuusion siitä, että suoritetuilla tehtävillä ei ole enää mitään väliä. Tästä ominaisuudesta en pitänyt Todoistissa. Nyt kun käytän Todoistia Synsamissa, tehtävät eivät koskaan täysin katoa. Vaikka ne häviävät Todoistista, näen ne silti kalenterissani.

Heippa Tweek, tervetuloa Sunsama!

Tweek on edelleen astetta parempi tehtävälista. Se ei kuitenkaan poistanut suurinta ongelmaa: Se on vain tehtävälista, vaikka listat ovatkin kalenterissa eri päivillä. Pelkällä listalla ei tee mitään.

Kuten jo kirjoituksen alussa mainitsin, suurin haaste tehtävälistoissa on ajanhallinta tehtäviä tehdessä. Kun listaamme kasan tehtäviä, emme hahmota niihin kuluvaa aikaa. Joidenkin tehtävien suorittamisessa menee muutama minuutti, jotkin tehtävät vaativat päivätolkulla aikaa.

Kun päivän tunkee täyteen tehtäviä ja alkaa tekemään niitä, tajuaa monesti, ettei aika riitä millään kaikkeen. Olen itse sortunut menneisyydessäni ylisuorittamiseen ja nykyään koitan välttää sitä kuin ruttoa. Haluan tehdä järkevän määrän päivässä, etten pala loppuun.

Sunsama yhdistää kätevästi tehtävälistan, kalenterin ja kolmannen osapuolen palvelut

Sunsama tukee mm. Slackia, GitHubia, Todoistia, Trelloa, ClickUpia, Jiraa, Notionia ja Asanaa. Kaikista näistä voit tuoda asioita tehtäviksi Sunsamaan.

Sunsaman idea on lyhyesti seuraava:

1. Päätä toistuva ajankohta, jolloin suunnittelet tulevan päivän kulun tai koko viikon tehtävät etukäteen
2. Lisää tehtävät kalenteriin, joka synkronoituu oikean kalenterisi kanssa.
3. Kellota tehtävään kuluva aika, jotta voit vertailla aikaa arvioituun aikaan ja oppia kauanko tietyntyyppisten tehtävien tekemiseen menee aikaa
4. Suorita tehtävä kerrallaan ja huomaa, että olet tehokkaampi!

Saattaa näyttää ensialkuun sekavalta, mutta se ei sitä ole. Käyttöön harjaantuu nopeasti. Sunsamassa on käytännössä neljää eri näkymää:

• Koko viikon tehtävälista
• Koko viikon kalenterinäkymä
• Tämä päivä
• Focus-näkymä (vain käynnissä oleva tehtävä)

Käytän itse viikkokalenterinäkymää siihen, että suunnittelen joka maanantaiaamu koko viikon tehtävät kerralla. Esimerkiksi tämä viikko näyttää tällä hetkellä tältä:

Kuten huomaat, kalenterissa on tyhjiä kohtia. Tyhjät varaan yleensä joillekin seuraavista:

• Joudun siirtymään paikasta toiseen
• En tee mitään suunniteltua
• Keksin myöhemmin kohtiin jotain tekemistä

Sunsamassa on hienointa myös se, että voi asettaa myös koko viikon tavoitteet (ylläolevassa kuvassa oikean laidan Weekly Objectives). Tätä teemme jo Duden Slackissa muutenkin, joten Sunsama tukee jo tuttua mallia. Näihin viikkotavoitteisiin voi sitten linkata tehtäviä viikolta ja ne näkyy viikkotavoitteiden alla. Klikkaamalla saa myös auki viikkonäkymän, jossa näkyy suoraan minä päivänä keskittyy mihinkin tavoitteeseen.

Sunsama pitää huolta

Sunsaman valtti on se, että se huolehtii. Voit ilmoittaa sille ajat jolloin, teet töitä ja tähän aikaikkunaan on mahdutettava kaikki tekeminen. Et voi tehdä määrääsi enempää, koska olet arvioinut jokaiselle tehtävälle ajan erikseen.

Sunsama käy joka aamu läpi päivän epistolan. Aamulla myös päätetään aika, jolloin lopetetaan työnteko. Kun tuo aika koittaa, käydään päivän tekemiset läpi ja kysytään menikö kuten oli suunniteltu? Holhoamisen saa myös pois päältä, mutta itse pidän näistä toiminnoista, jotka auttavat parantamaan tehokkuutta ja keskittymään meneillään oleviin tärkeisiin asioihin.

Sunsama siis tukee jo melkein produktiivisuusmallia yksinäänkin! Mutta miksi melkein? Lue eteenpäin.

Mites sitten ne nopeat ja pienet tehtävät?

Jep, on olemassa nopeita ja pieniä tehtäviä, joita on vain laitettava ylös, jotta ne muistaa tehdä. Sunsaman ainoa puute on myös (tämän kirjoittamishetkellä) se, että se ei sisällä muistutuksia tai hälytyksiä. Näistä kahdesta syystä olen ottanut uudelleen käyttöön (rumpujen pärinää) Todoistin, jonka vikoja listasin viime kirjoituksessa. Käsi pystyyn virheen merkiksi. Mikä parasta, Sunsamaan saa tuotua Todoist-taskeja kätevästi.

Kas, näin torppaan omat väitteeni:

1. Todoist ei vastaa käyttäjäpalautteeseen. – App kehittyy koko ajan ja on aivan riittävä. He eivät välttämättä huomioi niche-toiveita, mutta täytyy hyväksyä, että Todoist on kuitenkin luonteeltaan yksinkertaisempi todo app, siinä ei kuulukaan olla kaikkia ominaisuuksia.
2. Todoist piilottaa suoritetut tehtävät. – Totta, mutta se ei haittaa, koska Sunsaman puolella tehtävä pysyy näkyvissä!
3. Todoistissa eri tyyppiset tehtävät ovat iloisesti sekaisin. – Totta, mutta ei tarvitse olla. Nykyään listaan Todoist-tehtäviä puhtaasti Inboxiin ilman minkäänlaisia projekteja tai muita tunnisteita. Tehtäviä ajan läpi joko suoraan Todoistista jos ne ovat nopeita tai Sunsaman kalenteriin vietynä osana päivää. Täydellistä.
4. Liikaa luokittelua ja aivan turha oletuskategoria. – Siksi olen poistanut lähes kaikki luokittelut Todoistista. Minulla on tasan kaksi tunnistetta, ”work” ja ”personal”, jotka ovat myös Sunsaman päätunnisteet. Isompien tehtävien organisointi tapahtukoon Sunsaman puolella tai nopeiden suorittaminen puhtaasti Todoistissa ruksimalla, ennen kuin päätyvät edes kalenteriin. Jos tehtävään menee alle viisi minuuttia, se tulee tehdä heti eikä sen listaamiseen kannata käyttää aika.
5. Todoistissa kokonaiskuva katoaa. – Siksi on Sunsama.

Käytän Todoistia myös ”Backlogina” siksi, että olen huomannut, että Sunsaman Backlogiin tehtävät unohtuvat. Todoistissa tehtävät ovat aina esillä, jolloin ne tajuaa siirtää toteutettavaksi Sunsamaan paljon matalammalla kynnyksellä.

Todoist toimii parhaiten myös muistutuksiin. Muistutus on samalla tehtävä ja se tulee ruksattua sitten kun notifikaatio tulee puhelimeen. Todoistissa on hyvää ”massaa” tekemiselle, jonka voi sitten tarvittaessa organisoida Sunsamaan, jos tehtävä on osa päivää.

Vähäpätöiset tehtävät voi lisätä ilman aikaa Todoistiin. Aika ajoin kun näitä käy läpi, huomaa että osa ei ollut tehtäviä alunperinkään. Jossain ne apinanhommatkin on kuitenkin oltava, jotta ei tarvitse miettiä ”mitäs sitä pitikään joskus tehdä”.

Kerrataanpas siis vielä.

Todoist toimii parhaiten:

• Muistutuksiin
• Toistuviin muistutuksiin
• Nopeaan tehtävien kirjaamiseen ylös esimerkiksi mobiililaitteella silloin kun ei ole koneella
• Helppoihin 5-15min tehtäviin, joita ei ole järkeä viedä Sunsamaan asti (tähän toivoin Sunsaman kehittäjältä ominaisuuden, että voisi lisätä Sunsamaan tehtävän esim. ”Hoida juoksevat asiat” ja sen alle kasata näitä pienempiä Todoist-tehtäviä)
• Toistuviin tehtäviin, jotka eivät ole osana viikkoa (esim. kerran kuukaudessa jonkun asian sopiminen)
• Vähäpätöisiin tehtäviin

Sunsama toimii parhaiten:

• Isompien Todoist-taskien suorittamiseen
• Viikon organisointiin
• Viikkotavoitteissa pysymiseen
• Ajanhallintaan ja -seurantaan
• Itsensä kehittämiseen ja tehokkuuden parantamiseen (paljonko aikaa menee mihinkin, minä päivänä tekee mitäkin)

Lisään Sunsamaan suoraan tehtävät, jotka tiedän tulevan tällä viikolla vastaan työajalla. Kaiken muun (ja erityisesti muistutuksia tai toistuvuutta vaativat arkiset asiat) listaan Todoistiin.

Tiedät mihin aikasi menee

On olemassa Timing, RescueTime ja WakaTime (joita suosittelen ehdottomasti käyttämään rinnalla), mutta Sunsama kertoo jotenkin paljon kivemmin ja yksinkertaisemmin päivän päätteeksi mihin se aika oikein upposi:

Tiedon pohjalta on aina viisaampi seuraavana päivänä. Sunsama yhdistää kätevästi tilastoihin myös reflektoinnin, se kysyy miten meni ja asiat voi kirjata ylös tekstitse. Reflektointi on tärkeää, ennen ja jälkeen rupeaman. Se motivoi myös jatkamaan. Asioista jää muistijälki ja työnteko tehostuu.

Loppusanat

Aikataulutan nykyään lähes kaiken, myös vapaa-ajalla. Allekirjoitan Leo Straniuksen väitteen siitä, että säntillinen elämän aikatauluttaminen luo vapautta kun tietää mitä pystyy milloinkin tekemään, eikä aika vain ”häviä jonnekin”.

En yleensä aikatauluta viikonloppujani mitenkään erityisemmin, ellei ole jostain syystä vähän enemmän tekemistä. Mutta tyhjätkin kohdat ovat mallini toteuttamista, sillä nekin ovat päätöksiä siitä, että ei tee mitään ihmeellistä tai antaa mennä fiiliksen mukaan. Arjessa on kuitenkin paljon kätevämpää pitää struktuuri, joka joustaa sitä mukaa kun muutoksia tulee. Homma ei kaadu siihen, jos joutuu hieman järjestelemään kalenteriaan, sitä joudumme tekemään työelämässä ihan muutenkin.

Innostuitko? Kauhistuitko? Pistä ihmeessä viestiä alle tai Twitterissä, vastailen mielelläni.

Hyviä artikkeleita tehtävälistoista ja Sunsamasta

• How I Use Todoist & Sunsama to Power My Task and Energy Management System
• Why Productivity Apps DON’T Work

Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!

Roni Laukkarinen

Kirjoittaja on 34-vuotias elämäntapanörtti, ammatiltaan yrittäjä ja teknologiajohtaja perustamassaan digitoimistossa, verkkosivujen tekijä, koukussa kirjoittamiseen 5-vuotiaasta. Päivät kuluu monipuolisen musiikkiharrastuksen, retropelien ja koodaamisen parissa, mutta arkea piristyttää myös vaimo ja kaksi lasta. Mastodon ja leffat lähellä sydäntä.

Lue Rollesta lisää