Paras työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin

Kirjoittanut . Liittyy aiheisiin , , , , , , , , , , .

Järjestelmällisenä perfektionistina etsin aina sitä parempaa sovellusta asioihin, joita haluan tehdä. Aikoinaan ensimmäisessä työpaikassani ei ollut käytössä todo-sovellusta, eikä tuolloin löytynyt mitään kovin hyvää sovellusmarkkinoilta, joten koodasin oman. Omani oli hyvin Todoistin kaltainen, minimalistinen web-pohjainen sovellus. Kun Todoist kehittyi vuosien varrella paremmaksi, vaihdoin sen päivittäiseen käyttöön, koska en enää jaksanut ylläpitää omaani. Vuosien varrella olen Todoistista huolimatta etsinyt parempaa sovellusta tehtävien listaamiseen, mutta ”sitä oikeaa” ei ole löytynyt.

Olen aika ajoin kokeillut muita tehtävälistasovelluksia uudestaan, mutta kaikissa on joku puute. Any.do on liian animoitu ja käyttöliittymältään jotenkin omituinen erityisesti selainnäkymässä. Google Tasks on ominaisuuksiltaan liian simppeli ja työpöytänäkymässä jotenkin ärsyttävästi oikeassa laidassa. Microsoft Todo on lähellä, mutta jotenkin liian, no, Microsoftia. TickTick on buginen Tokmanni-versio Todoistista. Evernote, Trello ja muut vastaavat ovatkin sitten ihan liian laajoja sovelluksia pelkkään tehtävien listaamiseen. Aina näiden kokeilujen jälkeen palasin takaisin Todoistiin, koska se vaikutti olevan vaihtoehdoista paras.

Mikä siinä Todoistissa on sitten vikana?

Kirjoitin Todoistista vuonna 2014 otsikolla ”Tehtävälista, joka saa oikeasti tekemään asioita” ja vuonna 2018 otsikolla ”Tehokkuutta työskentelyyn Todoistin avulla”. Olen hypettänyt Todoistia jo noin kymmenen vuotta. Kuten mainittua, Todoist on ollut vuosien varrella paras saatavilla oleva vaihtoehto, sillä en ole jaksanut koodata omaa appia. Todoistissa on häirinnyt kuitenkin eniten seuraavat viisi asiaa.

1. Todoistia ei kiinnosta käyttäjien mielipiteet

Olen pitkään toivonut kokomustaa amoled-teemaa puhelimelle. Täysimusta väri säästää silmien lisäksi puhelimen akkua. Todoist julkaisi tumman teeman ensimmäistä kertaa 12 vuoden toiminta-ajan jälkeen. Tuo yksi ja sama tumma teema on ollut siitä lähtien kohta neljä vuotta. Olisin halunnut kokomustan teeman tai edes toisen vaihtoehdon tummaan teemaan. Käytin Todoistia kymmenisen vuotta, sain ”Valaistunut” -tason myötä kulta-valkoisen teeman. Olisi ollut edes kulta-musta. Tälle tasolle tehtävien suorittamisessa pääsee prosentti Todoistin käyttäjistä ja näin meitä palkitaan?

Vuosien varrella olen jättänyt muitakin bugi-ilmoituksia, feature requesteja ja huomioita, mutta ne ovat lähes kaikki kaikuneet kuuroille korville. Foorumeilla huutaa sadoittain käyttäjiä, joita ei huomioida mitenkään. Todoistin aspapuoli on kaiken kaikkiaan super-nihkeää.

2. Todoist piilottaa suoritetut tehtävät

Kun suoritat tehtävän Todoistissa, se häviää kuin pieru Saharaan, ellei tehtävä ole jonkin päätehtävän alatehtävä. Todoistin mielestä tämä ei ole puute vaan ominaisuus, sillä tehtyjä tehtäviä ei tarvitse katsella. Minä kuitenkin tykkään nähdä mitä olen tehnyt, koska se auttaa usein seuraavaan tehtävään paneutumista. Se antaa myös onnistumisen ja etenemisen tunteen, joka motivoi jatkamaan. Todoist hävittää tehtävät näkyvistä kokonaan ”Suoritetut tehtävät” taakse, joka on leivottu valikon valikon alle. Suoritettuja tehtäviä ei myöskään löydy suoraan haun avulla, vaan pitää erikseen osata hakea suoritetuista tehtävistä.

Tämä ei ole aina häirinnyt minua, koska suoritettuihin tehtäviin tarvitsee harvoin palata. Se on kuitenkin kuin kirsikka, joka on viety kakun päältä. Homma siis toimii, mutta ei kympin arvoisesti. Sellainen ysimiikka, johon joku saattaa olla tyytyväinen, vaan minä en.

3. Todoistissa eri tyyppiset tehtävät ovat iloisesti sekaisin

Pidän ihan vallattomasti Todoistin ”Tänään” -näkymästä. Tykkään nähdä mitä tänään pitää tehdä. Todoistin isoin puute on kuitenkin se, että tehtävät ovat kaikki samanarvoisia. Niitä voi laittaa eri nimikkeiden ja tunnisteiden alle, mutta loppujen lopuksi tunnisteita ja nimikkeitä ei tarvitse mihinkään muuhun kuin erottelemaan tehtävät toisistaan. ”Tänään”-näkymää et siis voi käyttää pelkästään esimerkiksi kotiasioille luomatta hankalaa ”suodatinta”, jota joudut mennä erikseen katselemaan.

Tämä on puhtaasti makuasia ja fiilispohjainen juttu, mutta itselleni suurin ongelma Todoistissa. Kun katson ”Tänään” näkymää toimistolla aamukahvi kädessä, en halua nähdä listalla tänään tehtäviä kotiasioita. En voi luoda uutta ”Tänään” -näkymää, paitsi alemmas valikon alle jonnekin suodattimien tai suosikkien sekaan. Jotenkin vaan häiritsee se, että väärän kategorian ajastetut tehtävät tulevat tielle häiritsemään silloin kun koitan tehdä työasioita, tai työasiat hyppivät silmille silloin kun yritän käydä läpi kotityölistaa.

4. Liikaa luokittelua ja aivan turha oletuskategoria

Todoistissa on ”Yleiset” -oletuskategoria, jota en ole käyttänyt koskaan. Oikeastaan olen aina toivonut, että ei olisi pakko luokitella tehtäviä eri laareihin ollenkaan. Todoist pakottaa kaikenlaisten ”projektien” ja ”tunnisteiden” tekemiseen. En haluaisi sellaisia. Haluaisin yksinkertaiset näkymät työtehtäville ja vapaa-ajan tehtäville ja nämä jotenkin erilleen toisistaan. Ei muuta. Todoist on levähtänyt käsiin tässä kohtaa.

5. Todoistissa kokonaiskuva katoaa

Huomaan lisäävääni Todoistiin tehtäviä aikalailla hetken mielijohteesta. Todoistissa on yhtä aikaa etuna ja haasteena se, että jos tehtävää ei ajasta, sitä ei myöskään ole näkyvissä. Tällöin tulee luoneeksi tehtäviä, jotka jäävät unholaan. Nämä saa toki aina jostain näkymästä auki, mutta monesti huomaan, että listattuna on tehtäviä, jotka olen tehnyt Todoistin ulkopuolella tai jotain muita random-lowprio-tehtäviä, jotka ovat vain jääneet roikkumaan.

Todoistin perusnäkymät näyttävät oikeastaan päivän kerrallaan, joka samalla selkeyttää saman päivän suunnittelua, mutta hankaloittaa saman viikon tekemisiä. Todoist oikoo liikaa mutkia näyttämällä omassa näkymässään ”Tänään” ja seuraava onkin sitten ”Tulevat”. Kaikki muu jaottelu pitää tehdä suodattimien ja muun säädön avulla.

Tweek apuun

Tänäsunnuntaina sain jälleen kipinän kaivella kaikki maailman todoappit puhelimeeni. Tämän kirjoituksen alussa listaamani vertailun jälkeen turhauduin, kun mikään Todo app ei edes Herran vuonna 2022 tarjoa täydellistä ratkaisua. Sitten menin Googlen kuvahakuun ja hain ”minimalist todo app”. Silmäni osui välittömästi Tweekin esittelykuvaan, jossa typografiavalinnatkin olivat viimeisen päälle:

Tweek varasti huomioni välittömästi.

Otin Tweekin käyttöön ja maksoin heti Pro-version, koska halusin tumman teeman käyttöön. Ilahduin, kun Tweek on ratkaissut kaikki asiat, joita olen Todoistissa harmitellut. Kokonaan uutena lähestymistapana Tweek tuo mukanaan viikkonäkymän, joka kuitenkin omalla kohdallani tukee entistä täydellisemmin kaikkea tekemistäni, sillä olen tottunut tekemään suunnitelmat viikoksi kerrallaan muutenkin.

Tweek tuo kalenterimerkinnät mukaan tehtäviksi

Moni tuntemani ihminen käyttää kalenteria eräänlaisena ”tehtävälistana”. Kalenterimerkinnät ovat yleensä ”tehtävänomaisia”, sillä yleensä kalenterissa oleva asia tapahtuu ja täytyy tehdä. Tweek on osannut ottaa tämän fantastisesti huomioon ja tuo kalenterimerkinnät tehtäviksi mukaan.

Mikään tehtävä ei jää huomaamatta

Tweekissä tehtävät eivät katoa minnekään, vaan tehdyt yliviivataan kätevästi. Näin tulee pysyttyä kärryillä siitä miten paljon tai vähän tekemistä on, mitä on jäljellä ja mitä on jo tehty. Jos tehtävälle ei keksi määräaikaa, sen voi lisätä viikkonäkymän alapuolelle jonoon.

Otin itselleni vuodelle 2022 sellaisen tavan, että en enää lisää tehtävälistalle asioita, joita en aio tehdä, jotka eivät motivoi tarpeeksi tai jotka eivät sillä hetkellä kiinnosta. Ideat ja ajatukset lisään jatkossa omaan listaansa Simplenote-muistiinpanoihini.

Vihdoin kotiasiat ja työasiat aidosti erillään

Tweekin ehkä parhain ominaisuus on ”Kalenterit”, joiksi Tweek nimittää tehtävälistojaan. Ihastuin yksintein Tweekin tapaan, jossa voi luoda kokonaan erillisen näkymän täysin erityyppisille tehtäville. Minulla on siis jatkossa oma kalenterinäkymänsä työasioille ja toinen kotiasioille. Voin vaihtaa näkymää valikosta niin, ettei minun tarvitse nähdä toisen näkymän tehtäviä toisessa. Tehtävät ovat erillään juuri niin kuin pitääkin.

Tästä eteenpäin voinkin siis toimistolla ollessani katsoa pelkästään ”Työasiat”-kalenteria ja kun tulen kotiin tai jään lomalle voin hyvällä omatunnolla avata ”Kotiasiat”-kalenterin. Ah, autuutta.

Nätimpi käyttöliittymä ilman turhia ominaisuuksia

Tweekissä on kaikki ne ominaisuudet mitä rakastin Todoistissa (toistuvat tehtävät, tehtävän muistiinpanot, alitehtävät, muistutukset), mutta turhat karsittu pois ja käyttöliittymä on huomattavasti minimalistisempi.

Tältä näyttää ensi viikkoni selainversiossa:

Tältä näyttää tämä päivä mobiiliversiossa:

Summattuna

Tweek on vuoden 2022 paras Todo app. Minulla ei ole minkäänlaista diiliä Tweekin kanssa, kirjoitin aiheesta blogikirjoituksen puhtaasti siksi, että ihastuin sovellukseen. Ota Tweek käyttöön osoitteessa Tweek.so tai lataa iPhonella App Storesta, Androidilla Play Storesta.

Kerro ihmeessä alla tai Twitterissä mitä mieltä olet Tweekistä.

Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!

Kuva Roni Laukkarisesta

Roni Laukkarinen

Kirjoittaja on 33-vuotias elämäntapanörtti, ammatiltaan yrittäjä ja teknologiajohtaja perustamassaan digitoimistossa, verkkosivujen tekijä, koukussa kirjoittamiseen 5-vuotiaasta. Päivät kuluu monipuolisen musiikkiharrastuksen, retropelien ja koodaamisen parissa, mutta arkea piristyttää myös vaimo ja kaksi lasta. Twitter ja leffat lähellä sydäntä.

Lue Rollesta lisää

Reaktiot

Vaadittu kenttä