Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan

Kirjoittanut . Liittyy aiheisiin , , , , , , , , .

Kiinnostaako saada reaaliaikainen ilmoitus uudesta tekstistä? Liity Rollen tekstit Telegram-ryhmään!

Tottakai!

Produktiivisuusnörttinä kahlaan läpi jatkuvasti uusia sovelluksia, koska aina voi löytyä vielä parempi käytössä olevan tilalle. Maailma ei ole koskaan valmis.

Produktiivisuustyökalujen osalta olen kertonut historiaa viime kirjoituksessani, joten skipataan se tästä. Aikajanan hahmottamiseksi listataan nyt kuitenkin jo kirjoittamani artikkelit erilaisista sovelluksista:

Cal Newportin Deep Work -kirjan (2016) jälkeen markkinat ovat suorastaan räjähtäneet erilaisista tuottavuutta lisäävistä appeista. Ja hyvä niin. Olen kahlannut läpi kaikki potentiaaliset ja jatkan scouttailua säännöllisesti. Sunsaman kaltaisia ei ole tullut vastaan kovin montaa.

Jotkut ehdottavat vastineeksi appeja kuten Monday, Friday, ClickUp, Asana ja Notion. Nämä on käyty läpi, mutta juuri edellä mainitut muunmuassa ovat minulla pannassa, ne ovat liian laajoja ja koittavat tehdä kaikkea kerralla. Nämä ovatkin toisaalta enemmänkin projekityökaluja, eivät henkilökohtaisia tehtävän- ja ajanhallintasovelluksia. Jos projektityökalua haikailet, suosittelen Heightiä, sitä käytämme töissä. Ennen mainion Heightin ilmaantumista käytimme Favroa, joka on universumin toiseksi paras projekityökalu. Tästä kirjoitin firmamme blogissa otsikolla Digitoimiston työkalut ja workflow (2020).

Tuntuu, että monella appilla menee tässä kohtaa puurot ja vellit sekaisin. Näitä kahta maailmaa voi olla vaikeaa yhdistää, sillä monesti keskitytään puhtaasti työasioihin, kun itse haluan että myös muuta elämää voi hallita saman työkalun kautta. Ei ole olemassa mitään ”työelämää” ja ”elämää” erillään toisistaan, muuten kuin ehkä tehtävien osalta. Mutta samaa elämää se on. Siksi kannattaa hankkiutua työhön, josta nauttii. ”Work-life-balance”, mitä se on? On vain yksi elämä, joka on tasapainossa.

Luulin käyneeni kaikki kököt Sunsaman vastineet läpi (Amazing Marvin, TimeBlocks, Edo Agenda, TimeTree), mutta sitten…

Mukavaa, että Twitterissäkin jengi tajuaa, että rakastan erilaisten (hyvien) sovellusten testaamista, vertaamista ja arviointia.

Tuumasta toimeen…

Mikä Akiflow? Mikä Sunsama?

Akiflow ja Sunsama ovat molemmat Time Blocking Methodilla toimivia tuottavuusappeja, jotka yhdistävät kalenterin ja tehtävälistan toisiinsa. Sunsama on perustettu vuonna 2013, Akiflow vuonna 2019. Akiflow on siis paljon Sunsamaa uudempi app.

Akiflow on todellinen Sunsaman tappaja

Akiflowin käyttöliittymä miellytti heti alkuun paljon enemmän Sunsamaan verrattuna. Se on selkeä, nopea ja miellyttävä. Yleensä testaan appia pari päivää, ennen kuin kerron todellisen mielipiteeni, mutta Akiflow säväytti heti.

Tältä näyttää Akiflowin Windows-sovellus lauantain 21.5.2022 kohdalla, tämän artikkelin kirjoittamishetkellä.

Kalenteri kalenterina, tehtävät tehtävinä

Akiflow on hyvin lähellä Sunsamaa toimintaperiaatteiltaan. Eroja on jonkin verran, mutta ei merkittävästi. Appin tärkein toimintaperiaate on tallella, eli tehtävien aikatauluttaminen kalenterinäkymään. Akiflowin merkittävin ero on, että kalenteri ja tehtävät kulkevat tällä kertaa erillään. Sunsamassa kaikki kalenterimerkinnät ovat oletusarvoisesti tehtäviä. Pidän Akiflowin mallista erottaa nämä siten, että eivät sulje toisiaan pois. Kaikki on silti näkyvissä kalenterissa.

Kalenteri ei ole tehtävälista, mutta tehtävälista ei ole myöskään kalenteri. Aikataulutettu tehtävä voi olla kalenterissa, mutta se on silti tehtävä. Kalenterimerkintä taas on näkyvissä kalenterissa, mutta se ei välttämättä ole aktiivista suorittamista, vaan varaa tietyn ajan tiettyyn asiaan. Esimerkiksi palavereita ei yleensä merkata tehtäviksi, mutta ne on oltava pitämässä paikkaa kalenterissa. Akiflow ratkaisee tämän pitämällä tehtävät tehtävinä ja kalenterimerkinnät kalenterimerkintöinä.

Ei kellotustoimintoa, mutta se taitaa olla hyvä asia

Toinen Akiflowin merkittävimmistä eroista on, että siinä ei ole kellotustoiminnallisuutta, eikä viikkotavoitteita. Sunsamassa nämä ominaisuudet ovat olemassa, mutta nyt tarkemmin ajatellen niillä ei kyllä koskaan ole tehnyt mitään. Viikkotavoitteet jää usein piiloon, päivittämättä ja linkkaamatta päivätehtäviin ja ajanseurannasta ei ole mitään hyötyä sillä se ei linkkaa mihinkään, esim. laskutukseen.

Ajanseurantaan käytän muutenkin eri sovelluksia, laskutettavaan aikaan Clockifya ja muuhun automaattisia työkaluja kuten RescueTime, Timing, WakaTime, CodeStats ja Software.

Jos kellotuksen saisi linkattua esim. Clockifyhin, se olisi hyvä asia. Tästäkin on tiketti auki.

Ilmoitukset siitä missä mennään, linkit suoraan videopuheluihin, huikea Mac menubar app

Sunsama ei ilmoittele mistään mitään. Sen sijaan Akiflow pitää sinut kartalla. Se kertoo hyvissä ajoin milloin seuraava asia alkaa ja pitää ilmoituksen esillä tarvittavan ajan. Macilla sovellus elää yläpalkissa ja kertoo kiinteästi mitä pitäisi olla tekemässä ja kuinka pitkään, ennen kuin seuraava alkaa.

Läpinäkyvä muutosloki, selkeä roadmap, Canny uusiin ominaisuuksiin

Alusta asti olen saanut Akiflowlta nopeat vastaukset mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Akiflown muutosloki on huikea, harvoin näkee yhtä selkeää ja läpinäkyvää väylää uusista ominaisuuksista.

Akiflow kertoo avoimesti uusista toiminnallisuuksistaan.

Myös tulevista ominaisuuksista näkee reaaliaikaista infoa Akiflowin Cannyssa. Pistinpä minäkin useaan uuteen ehdotukseen ääneni ja pari omaakin. Toivon silti, että Akiflow pitää skarpin linjan, eikä lähde rönsyilemään ominaisuuksiin, jotka eivät tähän työkaluun kuulu.

Akiflow vs. Sunsama

No niin, sitten se tämän kirjoituksen suola. Mitä eroa näissä kahdessa oikeasti on? Listataan plussat ja miinukset.


Sunsama

  • Peukku ylös: Integratiot: Google-kalenteri, Gmail, Slack, Asana, Trello, GitHub, Jira, Todoist, Notion
  • Peukku ylös: Akiflowia piirun verran selkeämpi Tänään-näkymä, saa piilotettua muut päivät
  • Peukku ylös: Windows ja Mac app
    Peukku ylös: Android app (joka tosin myös miinus, sillä se on lähes käyttökelvoton)
    Peukku ylös: Tumma teema
  • Peukku ylös: Piirun verran Akiflowia selkeämpi Focus-näkymä
  • Peukku ylös: Viikkotavoitteet
  • Peukku ylös: Akiflowia kivemmat statsit, kiva piirakkastatsi päivän päätteeksi
  • Peukku ylös: Ajan kellotus/seuranta (jolla ei tosin tee mitään?)
  • Peukku ylös: Selkeämpi erottelu työn ja vapaa-ajan tehtävien välillä
  • Peukku ylös: Selainversio
  • Peukku ylös: Opastus, viikon ja päivän suunnittelu ohjatusti (välillä tosin ärsyttää niinä päivinä kun tätä ei tarvitse, menee välillä ”holhoamiseksi”
  • Peukku ylös: Sunsama shutdown, joka päätetään kalenteriin. Välillä tosin ärsyttäväkin ominaisuus, yhtä aikaa plussa ja miinus
    Peukku ylös: Tehtävien haku (joka tosin piilossa oikeassa laidassa kuten moni muukin käyttöliittymällinen kukkanen)
    Peukku ylös: Kaikenkattava kalenteri-integraatio, joka voi tosin olla myös miinus, jos ei halua suoraan tehtäviään kalenteriin
    Peukku alas: Tehtävät tulevat automaattisesti kalenteriin, halusi niitä tai ei
  • Peukku alas: Päivän aikana tulevia muutoksia on hankala muuttaa kalenteriin, tehtävien uudelleenjärjestely ja ajoittelu bugaa, kalenteriin raahaaminen yleisesti ottaen jumittaa
  • Peukku alas: Hidas jopa neljän tonnin Macilla, ilmeisesti huonosti koodattu, hidas focus moden, today moden ja päänäkymän välillä vaihtelu
  • Peukku alas: Mobiiliapp käytännössä käyttökelvoton, sillä ei voi tehdä mitään, koska hidastelee niin paljon. Ominaisuuksia ei ole nimeksikään. Turha kapistus.Peukku alas: Kalenterinäkymän ja taskinäkymän välillä vaihtelu on välillä sekavaa
  • hidastelee niin paljon. Ominaisuuksia ei ole nimeksikään. Turha kapistus.Peukku alas: Toistuvissa taskeissa ärsyttävyyksiä ja epäjohdonmukaisuuksia, ei toimi kunnolla, ei saa mm. lisättyä kiinteästi kalenteriin tiettyjä asioita tulevaisuuteen
  • Peukku alas: Sekavahko käyttöliittymä integraatioiden suhteen: Hyödytön Backlog, koska tehtävät hautuvat, eikä sisällä sorttailua. Epäjohdonmukainen arkisto erikseen, lisäksi ”muut tehtävät” kuten Todoist unohtuvat oikeaan sivupalkkiin
  • Peukku alas: Hintava, markkinoiden kallein produktiivisuussovellus $20 kuukausimaksullaan. Hyvästä kannattaa maksaa, mutta mieluiten parhaasta.

    Yhteensä 15/23 pistettä.

Akiflow

  • Peukku ylös: Integraatiot: Google-kalenteri, Gmail, Google Meet, Slack, Asana, Trello, GitHub, Jira, Todoist, Notion, Zoom
  • Peukku ylös: Taskia suorittaessa kuuluu ääni!
  • Peukku ylös: Tulevasta alkavasta taskista tulee ilmoitus ja lempeä ääni
  • Peukku ylös: Macin menubar, näkee heti mitä on menossa ja mitä on tulossa
  • Peukku ylös: Windows ja Mac app
    Peukku ylös: Tumma teema
  • Peukku ylös: ”Sections”-väliotsikko on näppärä tehtävien ryhmittelyyn. Tällaista ominaisuutta ei ole Todoistissa eikä Sunsamassa kummassakaan
  • Peukku ylös: Kiva jatkuvasti näkyvissä oleva ”Done today!” (Sunsamassa progress bar ylälaidassa)
  • Peukku ylös: Kalenterin tapahtumat on tapahtumia ja taskit taskeja, kiva jako, näkyvät kuitenkin samassa näkymässä kuten kuuluukin
  • Peukku ylös: Supernopea! Suorituskyvystä iso plussa! Ei takkuile millään laitteella
  • Peukku ylös: Tehtävien haku, joka on selkeästi aina näkyvillä
  • Peukku ylös: Toistuvat taskit toimii Sunsamaa paremmin ilman glitchejä, esim. ajan päivityksen voi jakaa heti muihinkin tehtäviin, muutokset näkyvät välittömästi. Sunsamassa tämä on säätöä…
  • Peukku ylös: Edullisempi kuin Sunsama, 15$ kuukaudessa
  • Peukku ylös: Todoistista ja muista integraatiosta saa paremmin irti, Sunsamassa taskit hautautuu. Akiflowissa ne tulevat heti näkyviin. Myös sähköpostiviestit ja Slack-viestit saa tehtäviksi suoraan niin että linkillä pääsee APPIIN katsomaan
  • Peukku ylös: Mainio käyttöliittymä: Kiva ”Inbox”, josta tulee kotoisa sähköpostimainen fiilis. InboxZero-käyttäjää miellyttävä näkymä
  • Peukku ylös: Sunsaman Backlogin sijaan käytössä on ”Someday”-laatikko, jonne voi tunkea vähäpätöiset tai eliminoitavat tehtävät. Someday on silti joka näkymässä mukana, joten tehtävät eivät hautaudu minnekään vaan app ohjaa niiden hoitamiseen
  • Peukku ylös: Kaikki taskit löytyy yhdestä paikkaa ”All tasks”. Sunsamassa tällaista näkymää ei ole, vaan olet sidottuna viikkonäkymään. Mites 4 viikon päästä tapahtuvat asiat? Tai aikatauluttamattomat asiat? Auts.
  • Peukku ylös: Edullisempi kuin Sunsama, 15$ kuukaudessa
  • Peukku ylös: Enemmän kalenterinäkymiä, joiden välillä on helppo vaihdella. viikonloput saa työarjen ollessa käynnissä kätevästi piiloon.
  • Peukku ylös: Nopeat ja selkeät näppäinoikotiet, jotka mukailevat esim. Googlen käyttämiä jo valmiiksi tuttuja näppäimiä
  • Peukku ylös: Päivän tavoitetehtävät näkyvät tyylikkäästi reunustettuina kalenterissa
  • Peukku ylös: Tehtävät saa kiinteästi kalenteriin ilman että niitä tarvitsee aina lisätä erikseen, toisin kuin Sunsamassa
  • Peukku alas: Ei pysty jakamaan tehtävää palasiin, esim. jos haluaa jatkaa samaa tehtävää lounaan jälkeen, tämä on mahdollista Sunsamassa (tästä kehitysehdotus olemassa)
  • Peukku alas: Nimikkeitä (labels) ei voi erotella ”päänimikkeen” Työ ja Vapaa-aika alle, joten suodattaessa pitää kliksutella kaikki halutut nimikkeet. Tämä on Sunsamassa selkeämpi. Toisaalta näin jyrkkä jaottelu ei ole edes välttämättä tarpeellista
    Peukku alas: Ei ollenkaan mobiiliappia (tulossa)
    Peukku alas: Ei ollenkaan selainversiota (ehdotettu ominaisuus)
  • Peukku alas: Ei ollenkaan viikkotavoitteita, kuten Sunsamassa (ei välttämättä tarvitsekaan)
    Peukku alas: Ei GitHub-tukea, tosin ei tarvettakaan

    Yhteensä 22/28 pistettä.
Tähän väliin täytyy vielä jakaa appin näkymä artikkelin kirjoittamisen jälkeen. Akiflowssa parasta on joustavuus, kalenteria ja tehtävälistaa on helppo muokata jälkeenpäin. Tämä ei ole ihan yhtä kätevää Sunsamassa.

Viimeinen silaus ja muita appeja ei enää tarvita mihinkään

Nyt vaikuttaa siltä, että kunhan Akiflow kehittää toimivan mobiilisovelluksen ja loput ”puuttuvat” ominaisuudet niin Todoistilla ei enää tee mitään. Akiflow tekee tulevaisuudessa Todoistin ja Sunsaman tarpeettomaksi, sillä tällä yhdellä sovelluksella on potentiaalia saada aikaan kaikki mikä on aiemmin hoidettu useammalla appilla.

Tällä hetkellä näyttää siltä, että Akiflow on parista vajavaisuudestaan huolimatta Sunsamaa parempi sovellus, joten jatkan sen käyttämistä toistaiseksi. Sunsama menee roskiin, jos vielä kokeilujakson päätyttyäkin olen tyytyväinen sovellukseen.

Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!

Kuva Roni Laukkarisesta

Roni Laukkarinen

Kirjoittaja on 33-vuotias elämäntapanörtti, ammatiltaan yrittäjä ja teknologiajohtaja perustamassaan digitoimistossa, verkkosivujen tekijä, koukussa kirjoittamiseen 5-vuotiaasta. Päivät kuluu monipuolisen musiikkiharrastuksen, retropelien ja koodaamisen parissa, mutta arkea piristyttää myös vaimo ja kaksi lasta. Twitter ja leffat lähellä sydäntä.

Lue Rollesta lisää

Reaktiot

Vaadittu kenttä

 

1 kommentti

  1. Sunsama - Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin - Rollemaa

    […] Huom! Olen kirjoittanut aiheesta vieläkin uudemman tekstin: Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan. […]