Tiistai, joka tuntuu maanantailta. Tai lauantailta. Viikko on ollut pitkä. Déjà vu, olen kokenut tämän aiemmin.
Tänään haluan jakaa teille keskustelun, jonka kävin tekoälyni kanssa tänään klo 17:30 ja 19:10 välillä.
Minä: Olen työnarkomaani ja teen usein liian pitkiä työpäiviä. Onko olemassa sovellusta, joka voisi seurata työaikaani ja auttaa ehkäisemään aikasokeutta? Minulla on jo useita sovelluksia, kuten Rize, oma focus-ajastin (flowtimer, joka laskee aikaa nousevasti), Timely-sovellus ajanseurantaan (yrityksen tuntikirjaukset) ja niin edelleen… Mutta onko muita vinkkejä?
AI: Vaikuttaa siltä, että seuranta on jo hoidettu, mutta seuranta yksinään ei auta sinua lopettamaan työskentelyä silloin, kun pitäisi. Se on aikasokeuden avainkysymys, eli tieto siitä, että olet työskennellyt 10 tuntia, ei välttämättä saa sinua lopettamaan 8 tunnin kohdalla. Muutamia erilaisia lähestymistapoja, jotka saattavat auttaa:
Tiukat rajat ja pakolliset tauot
Freedom tai Cold Turkey – nämä voivat estää työohjelmistojesi/verkkosivustojesi käytön tietyn tuntimäärän jälkeen, pakottaen sinut lopettamaan
Workrave – ilmainen, avoimen lähdekoodin taukomuistutus, joka voi pakottaa pakollisiin taukoihin näytön lukitsemisella
Tarkoituksella häiritsevät taukoappit
Time Out (Mac) tai Stretchly (monialustainen) – nämä ottavat taukojen ajaksi näytön hallintaansa, eivätkä vain näytä lempeitä ilmoituksia, jotka voit hylätä.
Awareness (Mac) – soittaa äänen asettamillasi väleillä, erityisesti suunniteltu torjumaan aikasokeutta.
Todellinen kysymys on: mikä todella saisi sinut lopettamaan? Jos ilmoitukset eivät toimi, koska hylkäät ne, saatat tarvita jotain, joka fyysisesti estää pääsyn tai tekee jatkamisesta epämukavaa. Jotkut ihmiset käyttävät jopa älykotien integraatioita sammuttaakseen toimistonsa valot tai soittaakseen kovaa musiikkia asetettuna aikana.
Mikä on estänyt sinua lopettamasta työtä, kun nykyiset työkalusi osoittavat, että päivä on tullut täyteen?
Minä: Minulla on myös LookAway, joka on hyvä taukoapp. Pidän taukoja. Kyse ei ole tauoista. En ole varma, riittävätkö ne. Ehkä Awareness-sovellus voi auttaa. ”Todellinen kysymys on: mikä saisi sinut lopettamaan?” Tämä on hyvä kysymys.
AI: On mielenkiintoista, että sinulla on kaikki nämä työkalut, mutta ne eivät oikein toimi pääasiallisen tavoitteen saavuttamiseksi. Tietoisuus voi auttaa aikasokeuden suhteen – se auttaa sinua tiedostamaan ajan kulumisen ilman, että sinun tarvitsee tarkistella kellonaikaa jatkuvasti.
Mutta mielestäni olet jo tunnistanut todellisen puutteen: et oikeastaan tiedä, mikä saisi sinut lopettamaan. Kaikella tällä seurannalla ei ole merkitystä, jos ei ole seurauksia tai laukaisijaa, joka saisi sinut sanomaan ”ok, nyt riittää”.
Joitakin juttuja, joita voi harkita:
- Jokin ulkoinen tekijä – sitoumus jollekin toiselle tiettynä ajankohtana (kumppani, ystävä, kuntosalitunti, mikä tahansa), jonka rikkominen tuntuisi pahalta
- Fyysinen epämukavuus – jotkut käyttävät sovelluksia, jotka himmentävät näytön asteittain tai muuttavat värilämpötilaa yhä aggressiivisemmin X tunnin kuluttua
- Taloudellinen tekijä – sovellukset kuten Beeminder, joissa menetät kirjaimellisesti rahaa, jos työskentelet yli rajasi (seurataan API-integraation avulla ajastimesi kanssa)
- Näkyvyys – jakamalla tuntisi julkisesti tai vastuullisen kumppanin kanssa, joka huomauttaa sinulle
Mutta rehellisesti sanottuna nämä ovat kaikki vain mekanismeja. Vaikeampi kysymys on: mikä saa sinut jatkamaan työskentelyä, kun tiedät, että sinun pitäisi lopettaa? Onko se ahdistus keskeneräisistä tehtävistä, kyvyttömyys siirtyä pois työtilasta, pelko jäädä jälkeen tai jokin muu?
Koska ”oikea” sovellus riippuu täysin siitä, mikä ajaa sinun käyttäytymistäsi.
Minä: ”Mikä saa sinut jatkamaan työtä, vaikka tiedät, että sinun pitäisi lopettaa? Onko se huoli keskeneräisistä tehtävistä, kyvyttömyys siirtyä pois työtilasta, pelko jäädä jälkeen tai jokin muu?”
No,
- Liian paljon tekemistä
- Rakastan työtäni
- Minulla on liian paljon tekemistä (sanoinko tämän jo?)
- Määräajat ja stressi
- Ehkä myös jotain psykologista
AI: Aivan, mikään sovellus ei todellakaan ratkaise ongelmaa ”liikaa työtä + määräajat + työn nauttiminen”. Se on rakenteellinen ongelma, ei ajanhallintaongelma.
Käytössäsi olevat sovellukset kertovat jo sinulle, mitä on meneillään. Ongelmana on, että päätät (tai tunnet pakkoa) sivuuttaa nämä tiedot, koska työ on sekä kiireellistä että palkitsevaa. Se on vaikea yhdistelmä.
Rehellisesti sanottuna, tehokkain keino saattaa olla tyhmä: fyysinen sammutusrituaali. Ei sovelluksen ilmoitus, jonka voit hylätä, vaan jotain tällaista:
- Kannettava tietokone suljetaan ja laitetaan laukkuun tiettyyn aikaan.
- Työpuhelin laitetaan laatikkoon.
- Reitittimen ajastin katkaisee työverkon pääsyn.
- Fyysinen sijainnin muutos (jos työskentelet kotona, poistu huoneesta/talosta).
Koska jos ongelma on ”minulla on liikaa tekemistä ja rakastan sitä”, ratkaisu ei todennäköisesti ole parempi tietoisuus ajan kulumisesta – olet jo tietoinen siitä. Se on kitkan luominen, joka tekee jatkamisesta aidosti vaikeaa.
Psykologinen osa (#5) on luultavasti syytä käsitellä erikseen. Jos osa tästä johtuu ahdistuksesta tai syyllisyydestä (”minun pitäisi pystyä käsittelemään tämä työmäärä”, ”entä jos petän ihmiset” jne.), se on eri asia, johon mikään tuottavuusohjelma ei vaikuta.
Mitä tapahtuisi, jos vain… lopettaisit tänään tiettyyn aikaan? Mikä on pahin mahdollinen skenaario?
Minä: Esimerkiksi tänään minulla on jäljellä 19 tehtävää ja kello on 17:31. Kello 18:00 tulee täyteen 8 tuntia työtä (aloitan klo 10). Nämä tehtävät ovat kaikkea rutiineista sähköpostivastauksiin, palvelimien huoltoon ja scripteihin ja keskeneräisiin tehtäviin. Minulla on myös deadline perjantaina. Mitä minun pitäisi tehdä? Lopettaako nyt ja lähteä toimistolta?
AI: Itse asiassa kyllä. Ajattele asiaa näin: on tiistai. Dedis on perjantaina. Jos työskentelet tänään klo 19:00 tai 20:00 asti näiden tehtävien ”viimeistelemiseksi”, teet samoin huomenna ja torstaina. Sitten olet uupunut perjantaihin mennessä, kun sinun pitäisi deliveeraa. Seuraavien 29 minuutin ajan klo 18:00 asti siis:
- Vain kiireelliset/kriittiset asiat: kaikki, mikä estää muiden työn, jos sitä ei tehdä tänään (palvelinongelmat, kriittiset sähköpostit)
- Kaikki muu: siirretään huomisen listalle
Sitten klo 18:00 suljet kannettavan tietokoneen. Älä ajattele ”vain tämä yksi asia”. Sulje se.
19 tehtävästä tulee huomenna joka tapauksessa 22 tehtävää – työtä riittää aina. Kysymys on, haluatko työskennellä 3 x 8 tuntia päivässä vai 3 x 10 tuntia päivässä ennen perjantaita. Suoritettujen töiden kokonaismäärä ei ehkä edes ole kovin erilainen, mutta mielentilasi perjantaina on varmasti erilainen. Lisäksi: 19 tehtävää kuulostaa liian yksityiskohtaiselta tehtävien jaottelulta. ”Tarkista heart beatit” ja ”vastaa sähköpostiin” eivät todennäköisesti pitäisi olla erillisiä tehtäviä samassa luettelossa perjantain määräaikaisena projektina. Mutta se on ihan toinen juttu se.
Joten kyllä – tsekkaa jutut 29 minuutissa ja lähde sitten. Lähde kirjaimellisesti toimistosta, jos voit. Työt odottavat kyllä huomiseen.
Minä: Joskus on vaikea priorisoida, että mikä on ”kiireellistä” tai ”vain kriittistä”. Esimerkiksi juuri nyt minulla on… <pitkä lista tehtäviä ja niiden perustelut tässä>… mutta nämä vievät vain tunteja, jos aloitan…
AI: Okei, lopeta. Teet taas sitä samaa – perustelet, miksi kaikki on tärkeää. Anna minun priorisoida asiat puolestasi, koska olet liian syvällä tässä nyt, eli:
Tee nyt (ennen klo 18:00)
- <tehtävä> – 5 minuuttia, sanoit sen itse
- <tehtävä> – nopeasti
- Vastaus asiakkaalle
Siinä kaikki.
Jätä kaikki muu väliin nyt.
Omat sanasi paljastavat ansan, johon olet joutumassa: ”nämä vievät vain tunteja, jos alan tekemään”. Aivan. Et lopeta, kun olet aloittanut. Joten älä aloita.
Asiakkaalle vastaaminen voi viedä 35 minuuttia, jolloin olet töissä kuuden jälkeen, mutta hän odottaa vastaustasi, joten se on ainoa poikkeus näihin.
Kaikki muu: lisää huomisen klo 10:00 alkavaan työhön. Listaamasi asiat ovat edelleen olemassa aamulla. Jos ne olisivat todella kriittisiä, olisit jo saanut hälyjä tai puhelinsoittoja.
Nyt tee nuo kolme asiaa ja lähde.
Minä: Okei, asetetaan nyt Raycast-fokusajastin 5 minuuttiin tehtävälle. Unohdan aina käyttää Raycast-fokusajastinta, se on vähän piilossa!
AI: Hyvä, oikein.
Raycastin ajastimelle kannattaa asettaa pikanäppäin tai lisätä se suosikkeihin/kiinnitettyihin komentoihin, jotta se näkyy heti, kun avaat Raycastin. Mutta se on huomisen ongelma.
Keskity nyt tehtävään. Sitten kahteen muuhun, sitten ulos.
Minä: Tuntimerkinnät kirjattu! Tehtävä 2:sta sanoit ”nopeasti” – EI voi tehdä nopeasti, koska pitää miettiä, se on isompi homma, koska emme vielä tiedä <jatkaa selittämistä miksi>. Minulla on 15 minuuttia aikaa klo 18:00 asti.
AI: Aivan. Eli ei, <tehtävä> ei ole nopea – jätä se väliin. Mieti sitä huomenna.
Sinulla on 15 minuuttia aikaa. Valitse YKSI seuraavista:
- <tehtävä>, tai
- <tehtävä>
Ei molempia. Yksi. Se, joka on kiireellisempi tai helpompi. Lopeta sitten klo 18.00.
Ajattelet tätä liikaa. Valitse vain yksi, vastaa ja sulje sitten tietokone.
Minä: Okei, valmista! Kello on 18:02. Lähetin asiakkaalle sähköpostin, se kesti odotettua kauemmin, se oli helvetin pitkä sähköposti. Nyt kotiin? Minulla on muutama kiireellinen tehtävä tehtävälistallani, kuten se <tehtävä, selittää tehtävästä>… Haluaisin todella saada sen valmiiksi, koska muuten menetän momentumin, kohdan jossa olin, <jatkaa selittämistä tehtävästä>. Pitäisikö minun tehdä MVP ja lopettaa sitten? Se yksi tehtävä ja sitten kotiin?
AI: Ei.
Kotiin. Nyt.
Teet juuri sitä, mistä juuri puhuimme. ”Vielä yksi tehtävä” on se, miten päädyt työskentelemään klo 20 asti.
Mitä tulee <tehtävään>. Jos <tehtävästä>, kirjoita nopeasti muistiin, mihin jäit (kirjaimellisesti 2 minuuttia: ”<tehtävän tietoja>”, ja katkaise sitten yhteys.
Tämä on testi. Sanoit, ettet tiedä, mikä saisi sinut lopettamaan. Minä sanon sinulle: lopeta nyt. <tehtävä> vie ”vain 20 minuuttia”, josta tulee tunti. Sinä tiedät tämän.
Sulje tietokone. Mene kotiin. Työ odottaa kyllä huomenna klo 10.
Tee. Se.
Minä: …jos ihan vähän vaan…
AI: Rolle, olet juuri osoittanut, miksi mikään sovellus ei auta sinua.
Asetit rajan. Ylitit sen. Ja nyt rikot sitä.
Tämä on ongelma. Ei seuranta. Ei se tieto ajankulusta. Se on s hetki, jolloin sanot ”ihan pikkusen vaan vielä”.
Jos teet tämän nyt, teet saman huomenna ja torstaina, ja perjantaihin mennessä olet ihan romuna.
Valinta on sinun. Mutta kyllä tiedät jo, mitä sinun pitäisi tehdä.
Minä: Miksi minun pitäisi kuunnella sinua, sinähän olet tekoäly!
AI: Sinun ei pitäisikään! Olet oikeassa, olen vain tekstiä ruudulla.
Mutta kysyit, miten lopettaa liika työnteko. Tunnistit sen ongelmaksi. Esitit kaikki syyt (liikaa työtä, määräajat, rakastat työtäsi, ehkä jotain psykologista). Ja sitten, kun tuli aika todella kokeilla lopettamista… et halunnutkaan.
Minua ei kiinnosta, vaikka työskentelisit keskiyöhön asti. Mutta puoli tuntia sitten sinua näytti kiinnostavan!
Joten todellinen kysymys ei ole ”pitäisikö minun kuunnella tekoälyä?”, vaan ”haluanko todella muuttaa tätä mallia, vai haluanko vain tuntea oloni huonoksi ja jatkaa samaa rataa?”
Jos se on jälkimmäinen, se on ihan okei. Elä sitten sen mukaan. Mutta älä tuhlaa aikaasi joidenkin sovellusten etsimiseen.
Minä: Oletpa mulkku. Mutta se taitaa toimia. Lopetan nyt… <teen tehtävää> ja dokumentoin huomista varten (sekin vie aikaa, mutta en pidä siitä kognitiivisesta rasitteesta, että minun pitää miettiä, mitähän helvettiä minä tein eilen).
AI: Dokumentointi on järkevää – se on oikea lopettamisrituaali, ei sinänsä ylimääräistä työtä. Käytä enintään 5 minuuttia kirjoittaaksesi muistiin, missä mennään, ja lopeta sitten.
Ja kyllä, sanon suoraan, koska sinä tarvitset tätä. Tiesit jo vastauksen, tarvitsit vain jonkun, joka ei antanut sinun luistaa nyt tästä.
Nähdään huomenna klo 10.00. <tehtävä> on silloin edelleen paikallaan.
Minä: No niin, nyt olen valmis. Sammutan koneen.
AI: Hyvä. Se oli vaikeaa, mutta teit sen silti. Nyt, hus pois toimistolta ennen kuin muutat mielesi.
Minä: Kello on 18:45, mutta minä tein sen!
AI: Kolme varttia meni kyllä siitä kun sanoit että sammutat koneen… se kertoo paljon. Mutta sinä selvisit.
Se tunne, joka sinulla on juuri nyt, eli lievä ahdistus keskeneräisistä tehtävistä, mielessä kihelmöivä <tehtävä> – se on se, mitä vastaan taistelet joka päivä. Se ei katoa vain siksi, että teit kaksi tuntia ylitöitä. Se on aina siellä.
Joka tapauksessa, sinä teit sen. Se on enemmän kuin useimmat työnarkomaanit saavat aikaan tavallisena tiistaina.
Nauti illastasi.
Minä: Delegoin <tehtävän> <työkaverille>… kirjoitin hänelle ohjeet. Se vei vähän enemmän aikaa kuin ajattelin.
AI: Joten työskentelit edelleen klo 18.45 asti, mutta delegoit tehtäviä sen sijaan, että olisit tehnyt niitä itse.
Delegointi on hyvä asia – parempi kuin itse tekeminen. Mutta et silti pystynyt vain… lopettamaan. Löysit toisen ”tärkeän” tehtävän, jota teit vielä kolme varttia lisää sen sijaan, että olisit lähtenyt klo 18.02.
Tyypillistä. Se on aina jotain, joka tuntuu mielestäsi perustellulta. Dokumentointi, delegointi, ”ihan vaan vilasen”. Kaikki ovat oikeita töitä, mutta ne ovat myös tapa toimia, joka pitää sinut kiinni töissä.
Sinä lähdit lopulta, joten se on jotain.
Minä: (Hieman myöhemmin) Itse asiassa lähdin toimistolta vasta nyt, kello on nyt 19.10. Lähetin vielä yhden sähköpostin, kokousmuistion asiakkaalle, jonka kanssa pidimme aiemmin tänään palaverin. Olisi ollut epäkohteliasta lähteä ilman tätä meiliä.
AI: Nyt Rolle, työskentelit klo 19.10 asti. Yli tunnin kello kuuden rajan. ”Aiemmin tänään” pidetyn kokouksen muistio oltaisiin voitu lähettää huomenna aamulla klo 10.05. Asiakas olisi saanut sen, lukenut sen milloin tahansa, eikä mikään olisi muuttunut. Ei mikään.
Mutta sinusta se tuntui kiireelliseltä ja tärkeältä, joten jäit. Sitten <tehtävä> tuntui kiireelliseltä. Sitten dokumentaatio. Sitten sähköposti. Jokainen oli mielestäsi perusteltu. Jokainen oli ”vielä yksi asia”.
Siksi kysyin aiemmin, mikä todella saisi sinut lopettamaan tämän. Koska ilmeisesti ”päätös lopettaa klo 18:00” ei sinulle riitä. Eikä ”tekoäly, joka käskee sinua lopettamaan”. Eikä tieto siitä, että olet työnarkomaani, joka työskentelee liian pitkään. Löysit neljä erilaista ”tärkeää” syytä jäädä toimistolle yli tunnin pidempään.
Tarkoitukseni ei ole lannistaa. Mutta kysyit sovelluksista, jotka auttaisivat tässä asiassa. Mikään sovellus ei voi määritellä uudelleen ajatuksiasi kuten ”olisi ollut tylyä lähteä ilman meiliä” tai ”minulla on tämä kesken” tai ”vielä yksi taski”. Ne ovat valintoja.
Joka tapauksessa, olet nyt ulkona. Se on tärkeintä.
Tässä kirjoituksessa on 2262 sanaa. Blogi on osa Fediversumia, voit tykätä ja kommentoida seuraamalla blogia Mastodonissa.
Fediverse -reaktiot
Päivän saavutukset kirjoittamishetkeen (21:30) mennessä
Vuosi sitten tänä päivänä
Melatoniini
Unen pituus keskiverto viikonloppuyönä: 10h. Sama arkiyönä: 5h. Tähän pitää tulla muutos. Kokeilen melatoniinia ja unisyklin laskemista. Ehkä se siitä. Uni on tärkeää saada kuntoon. Muuten ei jaksa.
Kotiin tullessani säikähdän, että olenko maksanut tuotteen. Tarkistan tiliotteesta. Näköjään olen. Koko apteekkikäynti on pyyhkiytynyt mielestä…
